Como gerir equipas remotas
Como gerir equipas remotas
O trabalho remoto é a prática que permite que colaboradores trabalhem fora do local de trabalho, de forma permanente ou em dias específicos. A grande diferença entre este perfil e o convencional é a maneira como se organizam as cargas horárias, pois as metas, tarefas e atividades continuam a ter a mesma solicitação e a requerer as mesmas habilidades e necessidades dos trabalhos não remotos.
Entretanto, a produtividade é um desafio neste formato de trabalho. Por isso, são necessárias ferramentas de comunicação e de gestão para a distribuição das atividades e para a monitorização da execução do que foi planeado. E, é claro, que os gestores devem definir as regras e as boas práticas para sua equipa.
Cultive a dinâmica positiva na equipa
É importante assegurar que todos os colaboradores se sintam conectados. Muitos elementos da equipa podem não ter naturalmente características de relacionamento interpessoal, ainda mais num ambiente online. Então, o gestor é o responsável por criar este ambiente positivo, através de elogios, convite a reuniões digitais, metas e conversas do dia a dia.
A partir desta dinâmica, o gestor cria então o envolvimento de todos, que se torna mais intenso e consciente por todos. E, é claro, o nível de stress da equipa tende a diminuir, gerando maior colaboração entre todos e aumento de produtividade.
Defina as regras e expectativas
O gestor precisa, logo no início de qualquer projeto, deixar claro quais são as regras e as expectativas da gestão para a equipa. As regras envolvem formato de comunicação, prazos, formatos de entrega, entre outras. Se não houver esse estabelecimento, é grande a probabilidade de aparecerem frustrações – por parte do gestor e da equipa. Eu inclusivé gosto de sugerir uma revisão quinzenal, ou no mínimo mensal, desta etapa, com toda a equipa.
Dentre as expectativas, é importante que o gestor destaque duas características, a organização e a autonomia, fundamentais para o trabalho remoto. A organização diz respeito tanto ao espaço físico, do espaço virtual, do tempo e das atividades a serem executadas. Já a autonomia envolve o desenvolvimento da responsabilidade de trabalhar sozinho, sem constante monitorização da realização e concretização das actividades planeadas.
Estimule e facilite a comunicação
O trabalho à distância pode oferecer uma significativa melhoria na gestão de colaboradores, desde que sejam utilizados formatos e ferramentas corretas para isso. No final deste documento encontrará diversas ferramentas que uso e gosto de sugerir para meus clientes. Utilizando estas ferramentas, o diálogo entre a equipa pode ser impulsionado, de acordo com a agenda de cada elemento da equipa.
Além da facilitação dos processos empresariais com base na utilização destas ferramentas, no ambiente digital todas as interações podem ser salvas – conversas, entregas, feedbacks – gerando desta forma um histórico e controlo de dados por parte do gestor, que pode ser utilizado para análises e feedbacks.
Organize reuniões virtuais com a equipa
Sempre sugiro reuniões entre os elementos das equipas dos projetos nos quais estou envolvida – e, neste caso, as reuniões são agora virtuais. Um gestor deve sugerir dias fixos para a agenda da equipa, para que todos os colaboradores de formaremota estejam presentes. Estes encontros podem ser:
. Diárias, com duração de 5 a 10 minutos, na qual cada colaborador atualiza o que está a fazer e apresenta quaisquer problemas encontrados;
. Semanais, focando no sprint da semana atual e próxima;
Além disso, reuniões 1 a 1, ou reuniões individuais, são necessárias para envolvimento, estímulo, correção de erros e demais necessidades.
Estimule a qualidade de vida dos colaboradores
A qualidade de vida é um dos grandes benefícios para quem trabalha remotamente. A não interferência de fatores externos na rotina de trabalho faz com que o tempo direcionado ao trabalho melhore em conteúdo e qualidade. O colaborador pode definir seus horários, local de trabalho, não enfrenta trânsito, nem outros imprevistos.
Os aspectos positivos desta estrutura de trabalho devem ser realçados, e o tempo economizado em viagens pode ser rentabilizado em atividades pessoais. Nas vertentes de qualidade de vida, do sono e de uma alimentação mais saudável, uma vez que o colaborador está em casa e pode organizar melhor sua agenda e cozinhar ou adquirir alimentos dentro de mais opções do que na rua ou na empresa, deverão ser motivadas para ganho de todas as partes.
10 Ferramentas colaborativas para a gestão e produtividade da equipa
1) Zoom
Como a grande maioria dos meus clientes já sabe, o Zoom é uma das minhas ferramentas favoritas, pois realizo reuniões e sessões de coaching através dela. O Zoom é uma ferramenta de videoconferência, com versão gratuita e paga, que permite reunião entre 2 pessoas ou até 500 pessoas. É possível compartilhar écrans, ficheiros, conversar com ou sem vídeo, e o formato de organização é excelente.
2) Google Hangouts
Para aqueles que preferem o Google, também utilizei o Hangouts algumas vezes. Esta é a plataforma de videoconferência do Google, gratuita e com muitas funcionalidades. É também possível partilhar écrans, ficheiros, conversar com ou sem vídeo e, para as empresas que utilizam o Google Suite ou pelo menos o Google Calendar, todo evento no calendário cria automaticamente o link da reunião, o que facilita o processo para estas pessoas.
3) Google Calendar
O Google Calendar é o calendário do Google, oferecido gratuitamente para todas as pessoas que tenham um email Gmail ou que usem email do servidor Google – através do Google Suite. A ferramenta é clara, com fácil visualização e organização. E, caso toda a equipa utilize o Google Suite, todos podem visualizar e interagir com os demais elementos, agendando reuniões que possam ser encaixadas nas agendas de todos.
4) Trello
O Trello é uma ferramenta que cativou os gestores de projetos nos últimos anos. A versão gratuita é muito abrangente, e a versão paga oferece funcionalidades ainda mais interessantes. Com esta ferramenta é possível criar projetos, objetivos e ações a serem desempenhadas, com responsabilidades específicas dentro da equipa, e um écran que apresenta os status de cada ação – as sugestões seguem a proposta da metodologia Kanbam – To Do, Doing, Done.
5) Asana
O Asana chegou há algum tempo para substituir o Trello, com a proposta de não apenas gerir o projeto, mas também oferecer uma ótima comunicação entre os elementos da equipa. O Asana tem as mesmas funcionalidades do Trello, mas também um excelente calendário e a opção de listagem de oportunidades por projeto.
6) Last Pass
Descobri o Last Pass neste ano, e esta é uma excelente ferramenta neste período, no momento em que estamos a criar tantos logins e passwords para acesso a diferentes plataformas. Por um valor mensal acessível, a ferramenta cria e faz a gestão de logins e passwords num único software, integrando todos os seus acessos, com uma plataforma muito segura. Não devemos anotar logins e passwords num papel.
7) Toggl
Para os fãs da técnica Pomodoro, esta ferramenta já é provavelmente conhecida. O Toggl é uma excelente ferramenta de acompanhamento de performance. É possível criar atividades no ambiente PC ou e também no telemóvel, e sempre que se inicia ou pausa/termina a atividade, pressiona o botão “iniciar” ou “pausar” da atividade. Além de uma melhor organização e controle do seu tempo, o Toggl passa a enviar relatórios semanais e mensais, e desta forma é possível monitorar sua performance. Uma excelente ferramenta para ajudar a preencher a time-sheet e assim gerir e medir, com informação numérica, os tempos utilizados em cada tarefa / atividade e consequentemente ter a valorização dos custos de cada item da agenda de tarbalho.
8) CamScanner
O CamScanner facilita muito a rotina da empresa, pois hoje é possível criar documentos PDF a partir de uma foto no telemóvel. Não precisamos mais ter scanners ou impressoras que digitalizem no escritório ou em casa – só precisamos usar um aplicativo gratuito para gerar esse PDF.
9) Mindmeister
Para os adeptos das metodologias de design thinking e brainstorming, o Mindmeister é uma ferramenta que possibilita a criação de mapas mentais online, que podem ser partilhados com a equipa. Desta forma, é possível partilhar e envolver a equipa durante o processo de criação.
10) To Do
Além do Asana, o To Do (antigo Wunderlist) é um aplicativo da Microsoft, uma “lista de afazeres” digital. É possível criar listas de atividades e diversas atividades diárias ou recorrentes. E, a cada atividade completa, dá-se um “check” na atividade.
Com a apoio de Fátima Sendim Executive Coaching melhore a organziação da equipa (no local de trabalho ou em teletrabalho) mantendo a equipa com dinâmica, comunicativa e mais produtiva, libertando tempo para desenvolvimento de atividades pessoais e estimulando a qualidade de vida dos colaboradores. Desenvolva ação de formação para fazer melhor o bem que já faz hoje.
O trabalho remoto é a prática que permite que colaboradores trabalhem fora do local de trabalho, de forma permanente ou em dias específicos. A grande diferença entre este perfil e o convencional é a maneira como se organizam as cargas horárias, pois as metas, tarefas e atividades continuam a ter a mesma solicitação e a requerer as mesmas habilidades e necessidades dos trabalhos não remotos.
Entretanto, a produtividade é um desafio neste formato de trabalho. Por isso, são necessárias ferramentas de comunicação e de gestão para a distribuição das atividades e para a monitorização da execução do que foi planeado. E, é claro, que os gestores devem definir as regras e as boas práticas para sua equipa.
Cultive a dinâmica positiva na equipa
É importante assegurar que todos os colaboradores se sintam conectados. Muitos elementos da equipa podem não ter naturalmente características de relacionamento interpessoal, ainda mais num ambiente online. Então, o gestor é o responsável por criar este ambiente positivo, através de elogios, convite a reuniões digitais, metas e conversas do dia a dia.
A partir desta dinâmica, o gestor cria então o envolvimento de todos, que se torna mais intenso e consciente por todos. E, é claro, o nível de stress da equipa tende a diminuir, gerando maior colaboração entre todos e aumento de produtividade.
Defina as regras e expectativas
O gestor precisa, logo no início de qualquer projeto, deixar claro quais são as regras e as expectativas da gestão para a equipa. As regras envolvem formato de comunicação, prazos, formatos de entrega, entre outras. Se não houver esse estabelecimento, é grande a probabilidade de aparecerem frustrações – por parte do gestor e da equipa. Eu inclusivé gosto de sugerir uma revisão quinzenal, ou no mínimo mensal, desta etapa, com toda a equipa.
Dentre as expectativas, é importante que o gestor destaque duas características, a organização e a autonomia, fundamentais para o trabalho remoto. A organização diz respeito tanto ao espaço físico, do espaço virtual, do tempo e das atividades a serem executadas. Já a autonomia envolve o desenvolvimento da responsabilidade de trabalhar sozinho, sem constante monitorização da realização e concretização das actividades planeadas.
Estimule e facilite a comunicação
O trabalho à distância pode oferecer uma significativa melhoria na gestão de colaboradores, desde que sejam utilizados formatos e ferramentas corretas para isso. No final deste documento encontrará diversas ferramentas que uso e gosto de sugerir para meus clientes. Utilizando estas ferramentas, o diálogo entre a equipa pode ser impulsionado, de acordo com a agenda de cada elemento da equipa.
Além da facilitação dos processos empresariais com base na utilização destas ferramentas, no ambiente digital todas as interações podem ser salvas – conversas, entregas, feedbacks – gerando desta forma um histórico e controlo de dados por parte do gestor, que pode ser utilizado para análises e feedbacks.
Organize reuniões virtuais com a equipa
Sempre sugiro reuniões entre os elementos das equipas dos projetos nos quais estou envolvida – e, neste caso, as reuniões são agora virtuais. Um gestor deve sugerir dias fixos para a agenda da equipa, para que todos os colaboradores de formaremota estejam presentes. Estes encontros podem ser:
. Diárias, com duração de 5 a 10 minutos, na qual cada colaborador atualiza o que está a fazer e apresenta quaisquer problemas encontrados;
. Semanais, focando no sprint da semana atual e próxima;
Além disso, reuniões 1 a 1, ou reuniões individuais, são necessárias para envolvimento, estímulo, correção de erros e demais necessidades.
Estimule a qualidade de vida dos colaboradores
A qualidade de vida é um dos grandes benefícios para quem trabalha remotamente. A não interferência de fatores externos na rotina de trabalho faz com que o tempo direcionado ao trabalho melhore em conteúdo e qualidade. O colaborador pode definir seus horários, local de trabalho, não enfrenta trânsito, nem outros imprevistos.
Os aspectos positivos desta estrutura de trabalho devem ser realçados, e o tempo economizado em viagens pode ser rentabilizado em atividades pessoais. Nas vertentes de qualidade de vida, do sono e de uma alimentação mais saudável, uma vez que o colaborador está em casa e pode organizar melhor sua agenda e cozinhar ou adquirir alimentos dentro de mais opções do que na rua ou na empresa, deverão ser motivadas para ganho de todas as partes.
10 Ferramentas colaborativas para a gestão e produtividade da equipa
1) Zoom
Como a grande maioria dos meus clientes já sabe, o Zoom é uma das minhas ferramentas favoritas, pois realizo reuniões e sessões de coaching através dela. O Zoom é uma ferramenta de videoconferência, com versão gratuita e paga, que permite reunião entre 2 pessoas ou até 500 pessoas. É possível compartilhar écrans, ficheiros, conversar com ou sem vídeo, e o formato de organização é excelente.
2) Google Hangouts
Para aqueles que preferem o Google, também utilizei o Hangouts algumas vezes. Esta é a plataforma de videoconferência do Google, gratuita e com muitas funcionalidades. É também possível partilhar écrans, ficheiros, conversar com ou sem vídeo e, para as empresas que utilizam o Google Suite ou pelo menos o Google Calendar, todo evento no calendário cria automaticamente o link da reunião, o que facilita o processo para estas pessoas.
3) Google Calendar
O Google Calendar é o calendário do Google, oferecido gratuitamente para todas as pessoas que tenham um email Gmail ou que usem email do servidor Google – através do Google Suite. A ferramenta é clara, com fácil visualização e organização. E, caso toda a equipa utilize o Google Suite, todos podem visualizar e interagir com os demais elementos, agendando reuniões que possam ser encaixadas nas agendas de todos.
4) Trello
O Trello é uma ferramenta que cativou os gestores de projetos nos últimos anos. A versão gratuita é muito abrangente, e a versão paga oferece funcionalidades ainda mais interessantes. Com esta ferramenta é possível criar projetos, objetivos e ações a serem desempenhadas, com responsabilidades específicas dentro da equipa, e um écran que apresenta os status de cada ação – as sugestões seguem a proposta da metodologia Kanbam – To Do, Doing, Done.
5) Asana
O Asana chegou há algum tempo para substituir o Trello, com a proposta de não apenas gerir o projeto, mas também oferecer uma ótima comunicação entre os elementos da equipa. O Asana tem as mesmas funcionalidades do Trello, mas também um excelente calendário e a opção de listagem de oportunidades por projeto.
6) Last Pass
Descobri o Last Pass neste ano, e esta é uma excelente ferramenta neste período, no momento em que estamos a criar tantos logins e passwords para acesso a diferentes plataformas. Por um valor mensal acessível, a ferramenta cria e faz a gestão de logins e passwords num único software, integrando todos os seus acessos, com uma plataforma muito segura. Não devemos anotar logins e passwords num papel.
7) Toggl
Para os fãs da técnica Pomodoro, esta ferramenta já é provavelmente conhecida. O Toggl é uma excelente ferramenta de acompanhamento de performance. É possível criar atividades no ambiente PC ou e também no telemóvel, e sempre que se inicia ou pausa/termina a atividade, pressiona o botão “iniciar” ou “pausar” da atividade. Além de uma melhor organização e controle do seu tempo, o Toggl passa a enviar relatórios semanais e mensais, e desta forma é possível monitorar sua performance. Uma excelente ferramenta para ajudar a preencher a time-sheet e assim gerir e medir, com informação numérica, os tempos utilizados em cada tarefa / atividade e consequentemente ter a valorização dos custos de cada item da agenda de tarbalho.
8) CamScanner
O CamScanner facilita muito a rotina da empresa, pois hoje é possível criar documentos PDF a partir de uma foto no telemóvel. Não precisamos mais ter scanners ou impressoras que digitalizem no escritório ou em casa – só precisamos usar um aplicativo gratuito para gerar esse PDF.
9) Mindmeister
Para os adeptos das metodologias de design thinking e brainstorming, o Mindmeister é uma ferramenta que possibilita a criação de mapas mentais online, que podem ser partilhados com a equipa. Desta forma, é possível partilhar e envolver a equipa durante o processo de criação.
10) To Do
Além do Asana, o To Do (antigo Wunderlist) é um aplicativo da Microsoft, uma “lista de afazeres” digital. É possível criar listas de atividades e diversas atividades diárias ou recorrentes. E, a cada atividade completa, dá-se um “check” na atividade.
Com a apoio de Fátima Sendim Executive Coaching melhore a organziação da equipa (no local de trabalho ou em teletrabalho) mantendo a equipa com dinâmica, comunicativa e mais produtiva, libertando tempo para desenvolvimento de atividades pessoais e estimulando a qualidade de vida dos colaboradores. Desenvolva ação de formação para fazer melhor o bem que já faz hoje.
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