Como ter uma boa organização pessoal
Sempre ao falar ou ouvir sobre organização pessoal, a primeira coisa que me ocorre é o programa Acumuladores (Hoarders), que foi transmitido pela SIC Mulher há alguns anos.
Os episódios traziam pessoas em situações caóticas, devido à compulsão em acumular objetos, que transformavam as suas casas em verdadeiros depósitos de lixo, tornando-as inabitáveis. Como consequências passavam a sofrer ameaças de despejo, tratamento psiquiátrico, prisão e até mesmo de perder a guarda dos seus filhos.
De forma geral, eram vizinhos ou parentes que chamavam os produtores do programa Acumuladores, pois, a própria pessoa não tinha consciência do que estava a fazer com a sua casa e com a própria vida.
A importância e a necessidade
Tornar-se uma pessoa organizada, na vida pessoal e profissional, é a junção de hábitos e pequenas ações diárias, procurando sempre entender o próprio comportamento e aprimorar continuamente.
A organização pessoal proporciona maior bem-estar e qualidade de vida, permitindo à pessoa viver com tranquilidade e dedicar tempo para realizar tarefas e vivenciar o que faz sentido para ela e para alcançar os seus objetivos.
Isto significa, também, que a organização proporciona maior produtividade e equilíbrio para os profissionais, resultando em maior desempenho, melhor qualidade do trabalho e da imagem pessoal.
Todos nós, quando sentimentos que a nossa vida está organizada, percebemos que é mais fácil e rápido solucionar problemas, sermos mais criativos e encarar a vida de forma mais leve e otimista.
A mente organizada
Diante de tanta informação disponível atualmente, torna-se impossível o cérebro processar e, se não houver o mínimo de organização, os esquecimentos e perdas serão inevitáveis.
De forma geral, uma pessoa desorganizada apresenta três comportamentos básicos: alega sempre falta de tempo, acumula tarefas e, ainda, tendência a procrastinar sempre.
Um livro que recomendo para os profissionais que pretendem aprender (e praticar) a organização pessoal é “A mente organizada”, do neurocientista Daniel J. Levitin.
Neste livro ele explica que devemos simplificar as informações que consumimos para sermos mais eficazes e que o cérebro se concentra mais em relatos reais não estatísticas e gráficos e que é preciso separar informações e fatos importantes e descartar os que não o são.
Para manter a organização pessoal, os hábitos diários precisam estar sempre em revisão, para não “carregarmos pesos desnecessários”.
Começar a organizar
Existem vários métodos, livros e vídeos que ensinam a organizar o tempo, as finanças, os armários e toda a vida pessoal e profissional.
Aqui, vou deixar algumas informações básicas, aqueles primeiros passos necessários para tirar a pessoa da imobilidade e começar a fazer acontecer.
1 – Anote compromissos, prazos e prioridades – Mesmo que tenha uma excelente memória, o melhor é criar diferentes índices de prioridade e anotar os compromissos. Isto evita perder prazos e esquecimentos. Faça um planeamento, pode ser mensal, semanal ou diário.
2 – Controle o seu tempo – As pessoas sempre dizem que “tempo é dinheiro” e, sem dúvida, nos dias de hoje, o tempo é a moeda mais preciosa que temos, por isso, ao utilizar a agenda de prioridades do item anterior, organize o seu dia resolvendo as prioridades, depois as urgências e depois as tarefas importantes. Lembra-te: se tudo é prioridade, ninguém será atendido a contento.
3 – Organizar o espaço – Não é possível trabalhar com uma mesa desarrumada. Esta constatação parece óbvia, pois, como executar uma tarefa se não tens espaço disponível na mesa? É o mesmo que tentar arquivar algo no computador quando o HD (disco rígido) está completamente cheio.
Uma sugestão: Tenha pastas de arquivo por assunto, tanto digital como físico, por exemplo: documentos pessoais, documentos do automóvel ou residência, contas a pagar, entre outros. Também pode manter uma gaveta ou caixa para “generalidades”, mas, sempre que possível organize-a, para encontrar o que precisa com facilidade.
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Se os seus desafios são enormes e numerosos, não desista, organize-se!
Marcel Trevizan
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4 – Administrar as distrações – Quando estiver a realizar um trabalho evite as distrações externas, como telemóvel, televisão, redes sociais, e-mails, entre outros. Estas distrações ampliam a sensação de desorganização e afetam o resultado final das atividades.
5 – Equilibre organização profissional com a pessoal – Por mais que uma pessoa trabalhe, a sua vida não se resume a isso. Para alcançar a tranquilidade e a qualidade de vida é preciso encontrar o equilíbrio entre estes dois setores. Entre as formas de conseguir isso, estão: ter um planeamento flexível, estabelecer horários e, com base nestes dois primeiros itens, saber dizer não quando o pedido não puder ser atendido da maneira que foi solicitado.
Nas palestras e para os clientes do programa de coaching costumo apresentar o método de David Allen, conhecido como GTD – da sigla inglesa Getting Things Done – que podemos traduzir como “Fazendo as coisas”. Nele são apresentados cinco passos para fazer acontecer: coletar, processar, organizar, refletir e fazer.
Estas cinco palavras são, praticamente, autoexplicativas e, se prestarmos atenção, podemos ver que segue uma linha lógica de raciocínio: primeiro a pessoa coleta uma informação ou ideia, depois processa-a e interpreta; em seguida organiza as etapas para realizar; reflete sobre os possíveis efeitos e, por fim, coloca em prática.
Para manter a vida, pessoal e profissional em ordem, é preciso ter disciplina e investir na organização pessoal, o prémio será tranquilidade e prosperidade.
Os episódios traziam pessoas em situações caóticas, devido à compulsão em acumular objetos, que transformavam as suas casas em verdadeiros depósitos de lixo, tornando-as inabitáveis. Como consequências passavam a sofrer ameaças de despejo, tratamento psiquiátrico, prisão e até mesmo de perder a guarda dos seus filhos.
De forma geral, eram vizinhos ou parentes que chamavam os produtores do programa Acumuladores, pois, a própria pessoa não tinha consciência do que estava a fazer com a sua casa e com a própria vida.
A importância e a necessidade
Tornar-se uma pessoa organizada, na vida pessoal e profissional, é a junção de hábitos e pequenas ações diárias, procurando sempre entender o próprio comportamento e aprimorar continuamente.
A organização pessoal proporciona maior bem-estar e qualidade de vida, permitindo à pessoa viver com tranquilidade e dedicar tempo para realizar tarefas e vivenciar o que faz sentido para ela e para alcançar os seus objetivos.
Isto significa, também, que a organização proporciona maior produtividade e equilíbrio para os profissionais, resultando em maior desempenho, melhor qualidade do trabalho e da imagem pessoal.
Todos nós, quando sentimentos que a nossa vida está organizada, percebemos que é mais fácil e rápido solucionar problemas, sermos mais criativos e encarar a vida de forma mais leve e otimista.
A mente organizada
Diante de tanta informação disponível atualmente, torna-se impossível o cérebro processar e, se não houver o mínimo de organização, os esquecimentos e perdas serão inevitáveis.
De forma geral, uma pessoa desorganizada apresenta três comportamentos básicos: alega sempre falta de tempo, acumula tarefas e, ainda, tendência a procrastinar sempre.
Um livro que recomendo para os profissionais que pretendem aprender (e praticar) a organização pessoal é “A mente organizada”, do neurocientista Daniel J. Levitin.
Neste livro ele explica que devemos simplificar as informações que consumimos para sermos mais eficazes e que o cérebro se concentra mais em relatos reais não estatísticas e gráficos e que é preciso separar informações e fatos importantes e descartar os que não o são.
Para manter a organização pessoal, os hábitos diários precisam estar sempre em revisão, para não “carregarmos pesos desnecessários”.
Começar a organizar
Existem vários métodos, livros e vídeos que ensinam a organizar o tempo, as finanças, os armários e toda a vida pessoal e profissional.
Aqui, vou deixar algumas informações básicas, aqueles primeiros passos necessários para tirar a pessoa da imobilidade e começar a fazer acontecer.
1 – Anote compromissos, prazos e prioridades – Mesmo que tenha uma excelente memória, o melhor é criar diferentes índices de prioridade e anotar os compromissos. Isto evita perder prazos e esquecimentos. Faça um planeamento, pode ser mensal, semanal ou diário.
2 – Controle o seu tempo – As pessoas sempre dizem que “tempo é dinheiro” e, sem dúvida, nos dias de hoje, o tempo é a moeda mais preciosa que temos, por isso, ao utilizar a agenda de prioridades do item anterior, organize o seu dia resolvendo as prioridades, depois as urgências e depois as tarefas importantes. Lembra-te: se tudo é prioridade, ninguém será atendido a contento.
3 – Organizar o espaço – Não é possível trabalhar com uma mesa desarrumada. Esta constatação parece óbvia, pois, como executar uma tarefa se não tens espaço disponível na mesa? É o mesmo que tentar arquivar algo no computador quando o HD (disco rígido) está completamente cheio.
Uma sugestão: Tenha pastas de arquivo por assunto, tanto digital como físico, por exemplo: documentos pessoais, documentos do automóvel ou residência, contas a pagar, entre outros. Também pode manter uma gaveta ou caixa para “generalidades”, mas, sempre que possível organize-a, para encontrar o que precisa com facilidade.
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Se os seus desafios são enormes e numerosos, não desista, organize-se!
Marcel Trevizan
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4 – Administrar as distrações – Quando estiver a realizar um trabalho evite as distrações externas, como telemóvel, televisão, redes sociais, e-mails, entre outros. Estas distrações ampliam a sensação de desorganização e afetam o resultado final das atividades.
5 – Equilibre organização profissional com a pessoal – Por mais que uma pessoa trabalhe, a sua vida não se resume a isso. Para alcançar a tranquilidade e a qualidade de vida é preciso encontrar o equilíbrio entre estes dois setores. Entre as formas de conseguir isso, estão: ter um planeamento flexível, estabelecer horários e, com base nestes dois primeiros itens, saber dizer não quando o pedido não puder ser atendido da maneira que foi solicitado.
Nas palestras e para os clientes do programa de coaching costumo apresentar o método de David Allen, conhecido como GTD – da sigla inglesa Getting Things Done – que podemos traduzir como “Fazendo as coisas”. Nele são apresentados cinco passos para fazer acontecer: coletar, processar, organizar, refletir e fazer.
Estas cinco palavras são, praticamente, autoexplicativas e, se prestarmos atenção, podemos ver que segue uma linha lógica de raciocínio: primeiro a pessoa coleta uma informação ou ideia, depois processa-a e interpreta; em seguida organiza as etapas para realizar; reflete sobre os possíveis efeitos e, por fim, coloca em prática.
Para manter a vida, pessoal e profissional em ordem, é preciso ter disciplina e investir na organização pessoal, o prémio será tranquilidade e prosperidade.
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