Imagine dez colaboradores sentados numa sala para reunirem durante uma hora, fazendo as contas são 10 horas de trabalho que a empresa investe. Sendo assim, é muito importante que as suas reuniões sejam bem programadas e organizadas para que o tempo seja aproveitado da melhor maneira, e para que o conteúdo das reuniões seja significativo, conclusivo e uma mais valia para as pessoas presentes.

Um dos maiores contributos que pode realizar na sua gestão de tempo é descartar-se de reuniões desnecessárias, improdutivas e pouco eficazes. Tendo em conta os custos envolvidos na realização de uma reunião (logística, custo/hora, deslocação, etc.) devem ser tidos em conta os factores que contribuem para o sucesso da reunião.

Verifica-se por vezes que as reuniões decorrem por questões de hábito, rotina ou cultura empresarial, e não propriamente por questões urgentes ou objetivas, o que pode consumir tempo útil e afetar a eficácia na gestão de tempo.

Devemos também ter em consideração alguns aspetos na organização de uma reunião para garantir que a mesma é produtiva e que o tempo investido é bem aplicado.

1. Necessidade

 O primeiro passo é ponderar sobre a necessidade da reunião. É mesmo necessária? Existem objetivos reais e úteis subjacentes à realização da mesma? O que se pretende com a reunião e qual é o resultado esperado da mesma?

2. Decisores

 Em segundo lugar, é necessário verificar se as pessoas que tem o poder de tomar ou delegar tomadas de decisão vão estar presentes, de outra forma a reunião pode resultar num exercício fútil na medida em que não são tomadas decisões e tem de se repetir a reunião posteriormente.

3. Interessados

Para além dos decisores, é necessário verificar se as pessoas envolvidas nos temas e projetos discutidos nas reuniões vão estar presentes.

4. Informação

É fundamental garantir que a informação necessária para o decorrer da reunião está acessível às pessoas presentes. Essa informação pode ser disponibilizada na forma de relatórios, atas, memorandos, apresentações em powerpoint, entre outras, tanto em papel como em suporte digital.

5. Horário

É necessário ter em consideração a hora escolhida para a realização da reunião, e se a mesma é conveniente e de acordo com a agenda dos participantes.

6. Logística

Por fim, a escolha do local da reunião deve ser rigorosa de forma a evitar que fatores externos, como ruídos, material em mau estado ou condições térmicas indesejáveis, perturbem o bom funcionamento da reunião.