Foco ou multitasking, qual vai escolher?
Apesar de ser uma adepta das ferramentas digitais e utilizar as mesmas diariamente para comunicar com as pessoas, acredito que a tecnologia, com tudo o que nos trouxe de bom, é provavelmente um dos maiores obstáculos para algo que eu considero importante na minha produtividade: a capacidade de manter o foco numa tarefa de cada vez.
Esta é uma dificuldade comum a muitas pessoas e que perturba a gestão de tempo, foco mental na tarefa que se está a trabalhar e consequentemente isso leva à redução da produtividade. Dizia-me um cliente um dia destes, “estou a falar com a equipa e de repente vibra o smartphone com a chamada de um cliente. Estou a escrever um email e eis que recebo uma notificação nas redes sociais. Estou a analisar um relatório de vendas e toca o lembrete que amanhã tenho um compromisso. Às vezes, parece que vivo numa epidemia de multitasking.”
Multitasking, ou multitarefa é a habilidade de fazer várias coisas ao mesmo tempo.
Confesso que sempre lidei bem com essa situação porque tenho por hábito manter o meu foco numa coisa de cada vez, mas a verdade é que ainda esta semana tive um episódio que me fez refletir nesta questão do multitasking e como sem nos apercebermos nos deixamos envolver.
Numa pausa entre clientes aproveitei para lanchar e como o tempo disponível era pouco aproveitei para ler os emails. Estava tão focada a ler os mesmos que só na última dentada me apercebi do quão delicioso estava o pão do lanche, e de o saborear para me sentir satisfeita. Será que também já fui afetada pela epidemia do multitasking? :)
Isto fez-me refletir sobre o multitasking , quais as suas desvantagens e que estratégias podemos utilizar no dia-a-dia para nos focarmos numa tarefa de cada vez, aumentar e foco e gerar em nós um bem-estar e ausência de stress.
Já alguma vez se deparou com esta situação e se sentiu desgastado física e mentalmente por ter de gerir diversas situações ao mesmo tempo?
Qual é a sua opinião acerca do multitasking?
Permita-me que partilhe a minha opinião consigo.
Apesar de muitas vezes ser difícil evitar o multitasking, principalmente as pessoas que acumulam várias funções e responsabilidades, devemos ter em atenção que alterar o foco entre uma tarefa e outra reduz a eficácia na realização da mesma, criando a ilusão que ao fazer várias coisas ao mesmo tempo, estas se concluem com maior rapidez. Ou seja como “vamos a todas” isso significa que fazemos muito e a produtividade é excelente, mas isso pode ser um engano.
Muitas vezes pensamos que o multitasking é a melhor estratégia e que conseguimos poupar tempo se fizermos várias coisas ao mesmo tempo, mas na minha opinião nem sempre é assim…
Quando alguém sente que consegue desempenhar várias tarefas simultaneamente, na verdade o que o seu cérebro está a fazer é a alternar o foco entre uma tarefa e outra com elevada rapidez, e como não somos computadores acabamos por esgotar a energia mental a mudar de uma tarefa para outra, sem tempo para repor o equilíbrio necessário.
Acredito que as novas tecnologias são muito positivas e agregam valor mas para isso é fundamental termos o controlo sobre elas. Se capturam o nosso foco de cada vez que toca o telemóvel, abrimos o Google ou recebemos um email, então passamos a ser controlados ao invés de controlar. Ou seja o multitasking muitas vezes ao invés de aumentar a produtividade acaba por nos fazer distrair e perder a concentração mental com maior facilidade.
Se se identifica com esta situação a minha sugestão é que reflita até que ponto o multitasking pode estar a afetar o seu bem-estar, a sua energia mental e produtividade pessoal.
Não quer dizer que não o possamos fazer, por vezes é a única opção, como disse anteriormente há situações em que o mesmo é necessário e conheço pessoas que se dão muito bem com essa situação, mas na maior parte dos casos que conheço as pessoas que adotam este hábito com o tempo acabam por sofrer um grande desgaste mental e sentem a sua produtividade, foco e energia mental reduzidos, aumentando a irritabilidade e perdendo muitas vezes a boa energia que lhes era comum.
Quais são então as principais consequências negativas do multitasking?
- O tempo para concluir as tarefas aumenta
Ao alternar o seu foco entre várias tarefas o seu cérebro irá necessitar sempre de algum tempo para se voltar a focar na nova tarefa. Por exemplo se está a enviar um email a um cliente e por algum motivo é interrompido devido a um telefonema urgente ou por ter de se deslocar a algum lado, quando volta a “pegar” nesse assunto normalmente vai precisar de algum tempo extra para se voltar a focar naquilo que estava a escrever.
- A qualidade do trabalho diminui
O cérebro humano não consegue compilar diversas tarefas com a mesma eficácia e processá-las todas as mesmo tempo. A partir do momento em que o seu foco e a sua concentração estão sempre a ser interrompidos entre uma tarefa e outra, é normal que isso acabe por prejudicar a qualidade do trabalho final.
- Os níveis de stress aumentam
Se o tempo para concluir as tarefas aumenta e a qualidade do trabalho diminui, é normal que ao fim de algum tempo isso comece a provocar desgaste na medida em que se esforça, trabalha muito e os resultados demoram a aparecer, isso contribui para o aumento dos níveis de stress.
O que podemos fazer para treinar o nosso cérebro a concentrar-se numa só tarefa?
Permita-me agora que partilhe consigo algumas sugestões para gerir o tempo de forma mais eficaz, aumentar o seu foco e produtividade. Provavelmente até já coloca algumas destas sugestões em prática, ou utiliza outras estratégias desenvolvidas por si e que se adaptam melhor à sua situação atual.
De qualquer forma espero que as mesmas lhe sejam úteis:
- Não vá ao computador ou ao telemóvel na primeira e última hora do dia, sempre que o trabalho permite. No caso de não permitir selecione uma hora do dia em que o possa fazer.
- Desligue o telemóvel 5m antes de se concentrar numa tarefa em que necessita de se manter concentrado ao máximo. Se não for possível, coloque-o em silêncio ou crie blocos de tempo mais pequenos para trabalhar sem ser interrompido
- Quando quiser relaxar, ter uma conversa casual ou almoçar com alguém, vá a um local onde não haja wifi ou então desligue o seu telemóvel e desafie-se a não utilizar a Internet nesse período de tempo
- Procure estabelecer um horário específico na sua agenda para ler emails, por exemplo uma hora no período da manhã e outra à tarde
- Procure uma vez por semana realizar tarefas que o façam relaxar mentalmente, como dar uma caminhada, correr ou outra atividade que prefira e que lhe proporcione bem-estar.
- Trabalhe num ambiente onde não haja pessoas que possam interrompê-lo a toda a hora. No caso de não ser possível procure implementar blocos de tempo ao longo do dia para reunir com a equipa, fazer follow up, levantar dúvidas, ou então utilize auriculares para isolar o ruído e manter-se concentrado.
- Trabalhe offline. Se considera isto impossível, vá com calma – coloque-se offline durante 10m por cada hora de trabalho. Por exemplo, pode definir períodos offline ao longo do seu dia, com a duração de 10m, por exemplo das 9h50 às 10h, das 10h50 às 11h, e assim sucessivamente, até conseguir aumentar um pouco mais estes períodos.
Se atualmente sente que está a fazer muitas coisas ao mesmo tempo e isso está a prejudicar o seu foco e a deixá-lo cansado e em desequilíbrio, se assim o entender talvez seja uma boa altura para implementar algumas destas estratégias.
Quando tiver a possibilidade de se concentrar numa só tarefa ao invés de realizar várias tarefas em simultâneo, estou convicta que com o tempo essa atitude irá aumentar ainda mais a sua produtividade, foco, reduzirá as probabilidades de errar e ficará ainda mais atento e focado naquilo que realmente importa. Dessa forma estará a contribuir para uma maior sensação de bem-estar e felicidade.
Esta é uma dificuldade comum a muitas pessoas e que perturba a gestão de tempo, foco mental na tarefa que se está a trabalhar e consequentemente isso leva à redução da produtividade. Dizia-me um cliente um dia destes, “estou a falar com a equipa e de repente vibra o smartphone com a chamada de um cliente. Estou a escrever um email e eis que recebo uma notificação nas redes sociais. Estou a analisar um relatório de vendas e toca o lembrete que amanhã tenho um compromisso. Às vezes, parece que vivo numa epidemia de multitasking.”
Multitasking, ou multitarefa é a habilidade de fazer várias coisas ao mesmo tempo.
Confesso que sempre lidei bem com essa situação porque tenho por hábito manter o meu foco numa coisa de cada vez, mas a verdade é que ainda esta semana tive um episódio que me fez refletir nesta questão do multitasking e como sem nos apercebermos nos deixamos envolver.
Numa pausa entre clientes aproveitei para lanchar e como o tempo disponível era pouco aproveitei para ler os emails. Estava tão focada a ler os mesmos que só na última dentada me apercebi do quão delicioso estava o pão do lanche, e de o saborear para me sentir satisfeita. Será que também já fui afetada pela epidemia do multitasking? :)
Isto fez-me refletir sobre o multitasking , quais as suas desvantagens e que estratégias podemos utilizar no dia-a-dia para nos focarmos numa tarefa de cada vez, aumentar e foco e gerar em nós um bem-estar e ausência de stress.
Já alguma vez se deparou com esta situação e se sentiu desgastado física e mentalmente por ter de gerir diversas situações ao mesmo tempo?
Qual é a sua opinião acerca do multitasking?
Permita-me que partilhe a minha opinião consigo.
Apesar de muitas vezes ser difícil evitar o multitasking, principalmente as pessoas que acumulam várias funções e responsabilidades, devemos ter em atenção que alterar o foco entre uma tarefa e outra reduz a eficácia na realização da mesma, criando a ilusão que ao fazer várias coisas ao mesmo tempo, estas se concluem com maior rapidez. Ou seja como “vamos a todas” isso significa que fazemos muito e a produtividade é excelente, mas isso pode ser um engano.
Muitas vezes pensamos que o multitasking é a melhor estratégia e que conseguimos poupar tempo se fizermos várias coisas ao mesmo tempo, mas na minha opinião nem sempre é assim…
Quando alguém sente que consegue desempenhar várias tarefas simultaneamente, na verdade o que o seu cérebro está a fazer é a alternar o foco entre uma tarefa e outra com elevada rapidez, e como não somos computadores acabamos por esgotar a energia mental a mudar de uma tarefa para outra, sem tempo para repor o equilíbrio necessário.
Acredito que as novas tecnologias são muito positivas e agregam valor mas para isso é fundamental termos o controlo sobre elas. Se capturam o nosso foco de cada vez que toca o telemóvel, abrimos o Google ou recebemos um email, então passamos a ser controlados ao invés de controlar. Ou seja o multitasking muitas vezes ao invés de aumentar a produtividade acaba por nos fazer distrair e perder a concentração mental com maior facilidade.
Se se identifica com esta situação a minha sugestão é que reflita até que ponto o multitasking pode estar a afetar o seu bem-estar, a sua energia mental e produtividade pessoal.
Não quer dizer que não o possamos fazer, por vezes é a única opção, como disse anteriormente há situações em que o mesmo é necessário e conheço pessoas que se dão muito bem com essa situação, mas na maior parte dos casos que conheço as pessoas que adotam este hábito com o tempo acabam por sofrer um grande desgaste mental e sentem a sua produtividade, foco e energia mental reduzidos, aumentando a irritabilidade e perdendo muitas vezes a boa energia que lhes era comum.
Quais são então as principais consequências negativas do multitasking?
- O tempo para concluir as tarefas aumenta
Ao alternar o seu foco entre várias tarefas o seu cérebro irá necessitar sempre de algum tempo para se voltar a focar na nova tarefa. Por exemplo se está a enviar um email a um cliente e por algum motivo é interrompido devido a um telefonema urgente ou por ter de se deslocar a algum lado, quando volta a “pegar” nesse assunto normalmente vai precisar de algum tempo extra para se voltar a focar naquilo que estava a escrever.
- A qualidade do trabalho diminui
O cérebro humano não consegue compilar diversas tarefas com a mesma eficácia e processá-las todas as mesmo tempo. A partir do momento em que o seu foco e a sua concentração estão sempre a ser interrompidos entre uma tarefa e outra, é normal que isso acabe por prejudicar a qualidade do trabalho final.
- Os níveis de stress aumentam
Se o tempo para concluir as tarefas aumenta e a qualidade do trabalho diminui, é normal que ao fim de algum tempo isso comece a provocar desgaste na medida em que se esforça, trabalha muito e os resultados demoram a aparecer, isso contribui para o aumento dos níveis de stress.
O que podemos fazer para treinar o nosso cérebro a concentrar-se numa só tarefa?
Permita-me agora que partilhe consigo algumas sugestões para gerir o tempo de forma mais eficaz, aumentar o seu foco e produtividade. Provavelmente até já coloca algumas destas sugestões em prática, ou utiliza outras estratégias desenvolvidas por si e que se adaptam melhor à sua situação atual.
De qualquer forma espero que as mesmas lhe sejam úteis:
- Não vá ao computador ou ao telemóvel na primeira e última hora do dia, sempre que o trabalho permite. No caso de não permitir selecione uma hora do dia em que o possa fazer.
- Desligue o telemóvel 5m antes de se concentrar numa tarefa em que necessita de se manter concentrado ao máximo. Se não for possível, coloque-o em silêncio ou crie blocos de tempo mais pequenos para trabalhar sem ser interrompido
- Quando quiser relaxar, ter uma conversa casual ou almoçar com alguém, vá a um local onde não haja wifi ou então desligue o seu telemóvel e desafie-se a não utilizar a Internet nesse período de tempo
- Procure estabelecer um horário específico na sua agenda para ler emails, por exemplo uma hora no período da manhã e outra à tarde
- Procure uma vez por semana realizar tarefas que o façam relaxar mentalmente, como dar uma caminhada, correr ou outra atividade que prefira e que lhe proporcione bem-estar.
- Trabalhe num ambiente onde não haja pessoas que possam interrompê-lo a toda a hora. No caso de não ser possível procure implementar blocos de tempo ao longo do dia para reunir com a equipa, fazer follow up, levantar dúvidas, ou então utilize auriculares para isolar o ruído e manter-se concentrado.
- Trabalhe offline. Se considera isto impossível, vá com calma – coloque-se offline durante 10m por cada hora de trabalho. Por exemplo, pode definir períodos offline ao longo do seu dia, com a duração de 10m, por exemplo das 9h50 às 10h, das 10h50 às 11h, e assim sucessivamente, até conseguir aumentar um pouco mais estes períodos.
Se atualmente sente que está a fazer muitas coisas ao mesmo tempo e isso está a prejudicar o seu foco e a deixá-lo cansado e em desequilíbrio, se assim o entender talvez seja uma boa altura para implementar algumas destas estratégias.
Quando tiver a possibilidade de se concentrar numa só tarefa ao invés de realizar várias tarefas em simultâneo, estou convicta que com o tempo essa atitude irá aumentar ainda mais a sua produtividade, foco, reduzirá as probabilidades de errar e ficará ainda mais atento e focado naquilo que realmente importa. Dessa forma estará a contribuir para uma maior sensação de bem-estar e felicidade.
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