Identifique os desperdiçadores de tempo e cumpra o que planeou
Quero-lhe propor um negócio.
Imagine que tenho para lhe oferecer um saco fechado com ar, quanto estaria disposto a pagar?
Ouviu bem. Quero-lhe vender um saco com ar.
E agora você pergunta-se:
“Um saco com ar?! Por que razão pagaria algo por um saco com ar?”
Essa questão que se colocou, num misto de dúvida e estupefação perante uma proposta de negócio tão estranha, foi porque ainda não lhe disse o contexto do nosso negócio.
Nesse contexto está fechado dentro de uma sala sem entradas nem saídas de ar, e tem 1 minuto antes de esgotar todo o oxigénio existente….
O negócio já lhe parece mais apelativo, não é verdade? E à medida que o tempo for passando e começar a sentir falta de ar, é provável que este insignificante saco de ar valha uns milhões...
Felizmente não vamos precisar de fazer este negócio porque, espero eu, ainda tem ar de sobra, mas já reparou como o valor que damos às coisas está relacionado à sua escassez?
O ar que respiramos é essencial à vida mas acabamos por não lhe atribuir um valor porque, à partida, é um recurso infinito, que está aí para quem quiser usar….
Existem porém outros recursos que, muitas vezes, tratamos como infinitos quando na verdade são finitos. O tempo, por exemplo, é um desses casos. O tempo é igual para todos, o seu dia tem as mesmas 24h que o meu dia, o dia do seu vizinho, dos seus amigos, da pessoa mais rica do mundo, do empresário de sucesso ou do atleta profissional que ganha a medalha de ouro nos Jogos Olímpicos.
O tempo é provavelmente um dos bens mais preciosos que temos, e a gestão de tempo é a estratégia que distingue aqueles que aparentemente têm tempo para tudo, dos que não têm tempo para nada. A diferença está na forma como cada um faz a sua gestão.
O que faz com recursos que são valiosos e finitos como por exemplo o tempo, o dinheiro ou a saúde?
Você gere esses recursos de forma cuidada e evita ao máximo qualquer tipo de desperdício. Concorda comigo?
Se neste momento o tempo lhe está a faltar, talvez seja uma boa altura de rever a sua gestão do tempo e identificar sinais de desperdício.
Pode achar que neste momento a sua gestão de tempo já está bem afinada. O tempo, porém, é um pouco como a pessoa da nossa história, fechada na sala com pouco ar disponível. Pode parecer que está tudo bem mas ao pouco vão aparecendo sinais de “falta de ar” ou, neste caso, de “falta” de tempo:
- Está frequentemente ansioso com a ideia de que há alguma coisa “por fazer”?
- Está a ser constantemente interrompido e a ser perturbado no seu foco?
- Está a viver uma situação de procrastinação e a adiar tarefas porque não as consegue enquadrar na sua agenda?
- Sente que está sempre ocupado mas os resultados demoram a aparecer?
Se respondeu sim a algumas destas questões, tenho uma boa notícia para si. Fazer uma gestão de tempo eficaz é uma capacidade que pode ser aprendida, praticada e melhorada. Para isso acontecer é preciso criar uma estratégia de gestão de tempo eficiente e eficaz.
Existem vários fatores a ter em consideração numa estratégia de gestão do tempo. Hoje quero ajudá-lo a identificar, no seu contexto profissional, três desperdiçadores de tempo muito comuns e sugestões para prevenir essa situação.
Desperdiçadores de tempo
>> Desperdiçador de tempo nº 1: Interrupções
Quer seja pelo telefone, pelo email ou pelas solicitações frequentes da equipa, as interrupções são um dos principais desperdiçadores de tempo em contexto profissional. Nem sempre é possível prevenir esta situação e nem todas as interrupções são um desperdício de tempo, muitas vezes são necessárias para resolver situações, como por exemplo atender clientes, transmitir informação importante ou resolver uma urgência.
Para minimizar as interrupções, procure criar na sua agenda blocos de tempo, por exemplo defina um período de manhã e outra à tarde para fazer a gestão dos emails, ou para fazer telefonemas. Se tiver essa possibilidade, crie períodos de rotina na sua agenda para não ser interrompido e dedicar-se aos seus objetivos pessoais.
Por outro lado, se está num cargo de liderança e é constantemente solicitado para responder a questões da sua equipa, procure trabalhar e formar essas pessoas para serem mais autónomas e capazes de encontrar as respostas. Prepare as pessoas para que possa delegar mais tarefas e não ter de estar disponível a toda a hora.
>> Desperdiçador de tempo nº 2: Planeamento
Para ser rigorosa, o desperdiçador de tempo está na falta de planeamento. Isto passa por estabelecer prioridades e distinguir o que é importante e urgente, de forma a ter um plano de ação para todas as tarefas.
Pode, por exemplo, criar um cronograma de trabalho semanal ou mensal e planear os assuntos mais exigentes para as alturas mais produtivas. Se quiser ir mais longe pode atribuir uma estimativa de tempo para cada uma das tarefas e analisar em maior detalhe a utilização do mesmo.
Lembre-se ainda que deve reservar algum tempo para imprevistos, para pausas e para fazer a análise e atualização do seu cronograma semanal/mensal.
>> Desperdiçador de tempo nº 3: Procrastinação
Está a deixar para amanhã o que pode fazer hoje?
Quando isto acontece porque a tarefa é pouco entusiasmante, a minha sugestão é que coloque um esforço extra e a faça de imediato, para colocar a energia da sua mente naquilo que é realmente importante. Pode, por exemplo, reservar a primeira hora do seu dia de trabalho para essas tarefas mais morosas.
Se a procrastinação acontece devido à tarefa ser demasiado complexa, pode dividir essa tarefa em partes mais simples e ir “fechando” cada uma de forma sucessiva.
Por vezes a procrastinação acontece porque, a nível inconsciente, tem um feeling de que é necessária mais informação antes de tomar uma decisão. Procure fazer a sua reflexão pessoal e identificar os motivos que o têm levado a adiar.
Concluindo, o tempo é um recurso muito valioso e finito, por isso deve ser gerido de forma a evitar desperdícios. Se neste momento o tempo lhe está a “faltar”, identifique sinais de desperdício e procure criar uma estratégia para gerir o tempo de forma mais eficaz.
Pode por exemplo começar por criar um cronograma semanal, de acordo com os processos e atividades em que participa, e fazer a análise semanal (e também mensal e anual) para saber quanto “custa”, em termos de tempo, cada processo, atividade ou tarefa.
Dessa forma terá tempo para cumprir tudo o que planeou, e atingir os seus objetivos.
Imagine que tenho para lhe oferecer um saco fechado com ar, quanto estaria disposto a pagar?
Ouviu bem. Quero-lhe vender um saco com ar.
E agora você pergunta-se:
“Um saco com ar?! Por que razão pagaria algo por um saco com ar?”
Essa questão que se colocou, num misto de dúvida e estupefação perante uma proposta de negócio tão estranha, foi porque ainda não lhe disse o contexto do nosso negócio.
Nesse contexto está fechado dentro de uma sala sem entradas nem saídas de ar, e tem 1 minuto antes de esgotar todo o oxigénio existente….
O negócio já lhe parece mais apelativo, não é verdade? E à medida que o tempo for passando e começar a sentir falta de ar, é provável que este insignificante saco de ar valha uns milhões...
Felizmente não vamos precisar de fazer este negócio porque, espero eu, ainda tem ar de sobra, mas já reparou como o valor que damos às coisas está relacionado à sua escassez?
O ar que respiramos é essencial à vida mas acabamos por não lhe atribuir um valor porque, à partida, é um recurso infinito, que está aí para quem quiser usar….
Existem porém outros recursos que, muitas vezes, tratamos como infinitos quando na verdade são finitos. O tempo, por exemplo, é um desses casos. O tempo é igual para todos, o seu dia tem as mesmas 24h que o meu dia, o dia do seu vizinho, dos seus amigos, da pessoa mais rica do mundo, do empresário de sucesso ou do atleta profissional que ganha a medalha de ouro nos Jogos Olímpicos.
O tempo é provavelmente um dos bens mais preciosos que temos, e a gestão de tempo é a estratégia que distingue aqueles que aparentemente têm tempo para tudo, dos que não têm tempo para nada. A diferença está na forma como cada um faz a sua gestão.
O que faz com recursos que são valiosos e finitos como por exemplo o tempo, o dinheiro ou a saúde?
Você gere esses recursos de forma cuidada e evita ao máximo qualquer tipo de desperdício. Concorda comigo?
Se neste momento o tempo lhe está a faltar, talvez seja uma boa altura de rever a sua gestão do tempo e identificar sinais de desperdício.
Pode achar que neste momento a sua gestão de tempo já está bem afinada. O tempo, porém, é um pouco como a pessoa da nossa história, fechada na sala com pouco ar disponível. Pode parecer que está tudo bem mas ao pouco vão aparecendo sinais de “falta de ar” ou, neste caso, de “falta” de tempo:
- Está frequentemente ansioso com a ideia de que há alguma coisa “por fazer”?
- Está a ser constantemente interrompido e a ser perturbado no seu foco?
- Está a viver uma situação de procrastinação e a adiar tarefas porque não as consegue enquadrar na sua agenda?
- Sente que está sempre ocupado mas os resultados demoram a aparecer?
Se respondeu sim a algumas destas questões, tenho uma boa notícia para si. Fazer uma gestão de tempo eficaz é uma capacidade que pode ser aprendida, praticada e melhorada. Para isso acontecer é preciso criar uma estratégia de gestão de tempo eficiente e eficaz.
Existem vários fatores a ter em consideração numa estratégia de gestão do tempo. Hoje quero ajudá-lo a identificar, no seu contexto profissional, três desperdiçadores de tempo muito comuns e sugestões para prevenir essa situação.
Desperdiçadores de tempo
>> Desperdiçador de tempo nº 1: Interrupções
Quer seja pelo telefone, pelo email ou pelas solicitações frequentes da equipa, as interrupções são um dos principais desperdiçadores de tempo em contexto profissional. Nem sempre é possível prevenir esta situação e nem todas as interrupções são um desperdício de tempo, muitas vezes são necessárias para resolver situações, como por exemplo atender clientes, transmitir informação importante ou resolver uma urgência.
Para minimizar as interrupções, procure criar na sua agenda blocos de tempo, por exemplo defina um período de manhã e outra à tarde para fazer a gestão dos emails, ou para fazer telefonemas. Se tiver essa possibilidade, crie períodos de rotina na sua agenda para não ser interrompido e dedicar-se aos seus objetivos pessoais.
Por outro lado, se está num cargo de liderança e é constantemente solicitado para responder a questões da sua equipa, procure trabalhar e formar essas pessoas para serem mais autónomas e capazes de encontrar as respostas. Prepare as pessoas para que possa delegar mais tarefas e não ter de estar disponível a toda a hora.
>> Desperdiçador de tempo nº 2: Planeamento
Para ser rigorosa, o desperdiçador de tempo está na falta de planeamento. Isto passa por estabelecer prioridades e distinguir o que é importante e urgente, de forma a ter um plano de ação para todas as tarefas.
Pode, por exemplo, criar um cronograma de trabalho semanal ou mensal e planear os assuntos mais exigentes para as alturas mais produtivas. Se quiser ir mais longe pode atribuir uma estimativa de tempo para cada uma das tarefas e analisar em maior detalhe a utilização do mesmo.
Lembre-se ainda que deve reservar algum tempo para imprevistos, para pausas e para fazer a análise e atualização do seu cronograma semanal/mensal.
>> Desperdiçador de tempo nº 3: Procrastinação
Está a deixar para amanhã o que pode fazer hoje?
Quando isto acontece porque a tarefa é pouco entusiasmante, a minha sugestão é que coloque um esforço extra e a faça de imediato, para colocar a energia da sua mente naquilo que é realmente importante. Pode, por exemplo, reservar a primeira hora do seu dia de trabalho para essas tarefas mais morosas.
Se a procrastinação acontece devido à tarefa ser demasiado complexa, pode dividir essa tarefa em partes mais simples e ir “fechando” cada uma de forma sucessiva.
Por vezes a procrastinação acontece porque, a nível inconsciente, tem um feeling de que é necessária mais informação antes de tomar uma decisão. Procure fazer a sua reflexão pessoal e identificar os motivos que o têm levado a adiar.
Concluindo, o tempo é um recurso muito valioso e finito, por isso deve ser gerido de forma a evitar desperdícios. Se neste momento o tempo lhe está a “faltar”, identifique sinais de desperdício e procure criar uma estratégia para gerir o tempo de forma mais eficaz.
Pode por exemplo começar por criar um cronograma semanal, de acordo com os processos e atividades em que participa, e fazer a análise semanal (e também mensal e anual) para saber quanto “custa”, em termos de tempo, cada processo, atividade ou tarefa.
Dessa forma terá tempo para cumprir tudo o que planeou, e atingir os seus objetivos.
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