5 estratégias para tornar as suas reuniões altamente produtivas
A gestão de empresas ou de uma equipa implica que uma certa parte do seu tempo, ou até mesmo a maior parte, seja passado em reuniões. Há uns tempos atrás, analisando a minha agenda, foi interessante fazer o cálculo das horas que tinha investido ao longo do ano, para participar nas mesmas. Entre prospeção de clientes, novos projetos, contatos com fornecedores e definição de estratégias com a equipa, posso-lhe assegurar que foi um grande desafio.
Se ainda não fez esse cálculo, sugiro que o faça. É provável que fique surpreendido com o tempo que as reuniões lhe “cobram”. É sempre pertinente colocar como objetivo tornar as reuniões ainda mais produtivas.
No excelente livro “Team Metrics - Resources for Measuring and Improving Team Performance”, os autores Mike Woodcock e Dave Francis partilham as 5 condições que uma reunião deve respeitar:
Se ainda não fez esse cálculo, sugiro que o faça. É provável que fique surpreendido com o tempo que as reuniões lhe “cobram”. É sempre pertinente colocar como objetivo tornar as reuniões ainda mais produtivas.
No excelente livro “Team Metrics - Resources for Measuring and Improving Team Performance”, os autores Mike Woodcock e Dave Francis partilham as 5 condições que uma reunião deve respeitar:
1. Bem conduzidas
A pessoa responsável pela direção da reunião deve exercer o controlo sobre a mesma de uma forma adequada, tendo uma visão clara e realista de como a vai dirigir. Para que isso aconteça precisa de ter os skills adequados para a dirigir (falar em público, conhecimento do tema, assertividade, gestão de conflitos, etc.).
2. Estruturadas
As reuniões são estruturadas de acordo com uma agenda, que pode ser dividida em tópicos. Uma estruturação adequada implica ainda uma eficaz gestão de tempo, nem demasiado curtas nem demasiado longas. A estruturação da reunião engloba também a utilização apropriada de instrumentos (gráficos, mapas, diagramas, brainstorming, etc.)
3.Eficientes
3.Eficientes
A reunião avança de forma adequada e o tempo é investido de forma inteligente no debate dos assuntos fundamentais. Todas as pessoas participam de uma forma sucinta e dessa forma a reunião não se “arrasta” no tempo. Existe aprendizagem e melhoria contínua.
4.Participativas
Os participantes contribuem com empenho, alto nível de energia e abertura. Há cooperação, envolvimento e extenso debate. Os conflitos são resolvidos rapidamente e de forma amigável.
5. Orientadas para resultados
A reunião é geradora de decisões e orientada para a ação. Existe confiança que as ações acordadas vão ser realizadas no futuro, e que as pessoas presentes vão cumprir a sua parte na realização dessas ações.
Como já é habitual, sugiro-lhe que faça um pequeno teste para consolidar estes conhecimentos.
Como já é habitual, sugiro-lhe que faça um pequeno teste para consolidar estes conhecimentos.
Para concluir, tenha em consideração que quando as reuniões são ineficazes isso implica desperdício do seu precioso tempo, e por outro lado os assuntos mais importantes podem ficar por tratar. Isso a longo prazo vai afetar a qualidade do seu processo de decisão e por consequência os seus resultados.
Por isso aponte estas dicas na sua agenda e reserve o seu tempo para reuniões altamente produtivas.
