O que faz sentido manter e o que faz sentido eliminar da minha empresa
Diante de tantos acontecimentos, estava a pensar em como as empresas podem chegar aos próximos dez anos. Uma das primeiras ações que me ocorre é eliminar processos, seja na produção ou na gestão dos negócios.
E esse é um dos temas para o qual recebo mais justificativas ou explicações quando o assunto surge nos processos de coaching com gestores e líderes.
É inacreditável o quanto os profissionais tem dificuldades em sair da sua zona de conforto, daquelas tarefas do dia-a-dia, para encontrar formas de inovar e aprimorar os seus processos, procedimentos e, por consequência, os resultados finais.
Nem todo presente é útil
Essa resistência às mudanças, ao processo de eliminar o antigo e procurar inovação, faz-me relembrar uma antiga história chinesa:
“Um imperador chinês recebeu viajantes de um país distante e estes o presentearam com um cavalo que podia viajar milhares de quilómetros por dia.
Com tristeza, ele pensou: “Quando eu estiver a viajar milhares de quilómetros neste excelente cavalo, os meus seguidores não me poderão acompanhar”.
Conversou com o seu ministro, que concordou. Assim, o imperador devolveu o cavalo carregado de ouro e seda, em agradecimento, quando os visitantes partiram.
Ao ser questionado sobre o fato, o rei respondeu “Não devemos guardar o que não nos é útil, é melhor deixar partir” (108 Contos e Parábolas Orientais, Monja Coen, Academia)
As perguntas corretas
Esse pequeno conto pode servir para o ambiente de trabalho e também para a vida pessoal.
O que o imperador fez ao recusar o presente por achar que não seria necessário, é o que hoje as pessoas estão a chamar de “desapegar das coisas”. Por isso, o gestor ou líder pode utilizar o mesmo raciocínio para escolher o que faz sentido manter e o que faz sentido eliminar da empresa.
Algumas questões podem auxiliar nesse momento como:
- Será que todas as etapas do processo são necessárias?
- A movimentação de peças e equipamentos é a mais confortável para os operadores?
- Como podemos eliminar etapas no processo de produção?
- Quantas vezes um mesmo documento é enviado para recolher assinaturas?
- Todas as assinaturas são realmente necessárias?
- É possível automatizar as autorizações e aprovações de documentos e de procedimentos?
Muitos podem pensar que tais questões são simples de responder, mas o dia a dia das empresas mostra que não são tão fáceis de colocar em prática.
As etapas para eliminar o que não traz valor
Nos meus treinamentos de coach oriento os profissionais a fazerem um mapeamento do processo que pretendem dinamizar, seja ele de produção ou administração.
Em geral, as empresas possuem esse mapeamento ou um descritivo dos processos que estão a executar.
Com esse mapeamento em mãos, é hora de classificá-lo em etapas e grau de relevância para o serviço ou produto final. As minhas sugestões para as etapas são:
1 - Etapas que agregam valor - São aquelas que refletem diretamente na perceção do cliente, que podem gerar maior satisfação ao cliente. Uma questão básica para se fazer nesta etapa é: se eu eliminar esta etapa o cliente vai perceber mudanças na qualidade do produto?
Uma simples resposta “sim” a essa pergunta já demonstra o quanto essa etapa agrega valor e, claro, não deve ser eliminada.
2 - Etapas que agregam valor ao negócio (AVN) – Aqui o impacto gerado é sobre a empresa, não sendo percetível ou tendo impactos ao cliente. Uma questão que precisa de ser respondida nesta etapa é: “a minha empresa vai sofrer algum impacto a longo prazo se esta etapa for removida?”.
3 - Etapas que não agregam valor – Nesta etapa temos as ações e procedimentos que não impactam nem o produto, na empresa e nos clientes. Ou seja, aquela que pode ser eliminada do processo.
Quando são atividades que exigem retrabalhos, seja por falta de padronização ou de conhecimento da equipa, são fáceis e rápidas de eliminar. Porém, muitas vezes, as etapas que não agregam valor estão “camufladas” ou fazem parte daquilo que “estamos há anos a fazer dessa forma” e não fazem o menor sentido manter.
Essas são as que recebem maior resistência para serem eliminadas dos processos. Neste momento é necessário que o gestor seja crítico, com argumentos sólidos para explicar e orientar as equipas.
Eliminar processos e etapas traz inúmeros benefícios para a empresa, que pode contar com trabalhos mais otimizados, descomplicados e que estão a alcançar uma melhoria contínua e, principalmente, a satisfação dos clientes. A esta altura, recordo-me de um verso do Livro do Desassossego por Bernardo Soares, um dos heterónimos de Fernando Pessoa. Sempre a ensinar-nos com a sua obra:
E esse é um dos temas para o qual recebo mais justificativas ou explicações quando o assunto surge nos processos de coaching com gestores e líderes.
É inacreditável o quanto os profissionais tem dificuldades em sair da sua zona de conforto, daquelas tarefas do dia-a-dia, para encontrar formas de inovar e aprimorar os seus processos, procedimentos e, por consequência, os resultados finais.
Nem todo presente é útil
Essa resistência às mudanças, ao processo de eliminar o antigo e procurar inovação, faz-me relembrar uma antiga história chinesa:
“Um imperador chinês recebeu viajantes de um país distante e estes o presentearam com um cavalo que podia viajar milhares de quilómetros por dia.
Com tristeza, ele pensou: “Quando eu estiver a viajar milhares de quilómetros neste excelente cavalo, os meus seguidores não me poderão acompanhar”.
Conversou com o seu ministro, que concordou. Assim, o imperador devolveu o cavalo carregado de ouro e seda, em agradecimento, quando os visitantes partiram.
Ao ser questionado sobre o fato, o rei respondeu “Não devemos guardar o que não nos é útil, é melhor deixar partir” (108 Contos e Parábolas Orientais, Monja Coen, Academia)
As perguntas corretas
Esse pequeno conto pode servir para o ambiente de trabalho e também para a vida pessoal.
O que o imperador fez ao recusar o presente por achar que não seria necessário, é o que hoje as pessoas estão a chamar de “desapegar das coisas”. Por isso, o gestor ou líder pode utilizar o mesmo raciocínio para escolher o que faz sentido manter e o que faz sentido eliminar da empresa.
Algumas questões podem auxiliar nesse momento como:
- Será que todas as etapas do processo são necessárias?
- A movimentação de peças e equipamentos é a mais confortável para os operadores?
- Como podemos eliminar etapas no processo de produção?
- Quantas vezes um mesmo documento é enviado para recolher assinaturas?
- Todas as assinaturas são realmente necessárias?
- É possível automatizar as autorizações e aprovações de documentos e de procedimentos?
Muitos podem pensar que tais questões são simples de responder, mas o dia a dia das empresas mostra que não são tão fáceis de colocar em prática.
As etapas para eliminar o que não traz valor
Nos meus treinamentos de coach oriento os profissionais a fazerem um mapeamento do processo que pretendem dinamizar, seja ele de produção ou administração.
Em geral, as empresas possuem esse mapeamento ou um descritivo dos processos que estão a executar.
Com esse mapeamento em mãos, é hora de classificá-lo em etapas e grau de relevância para o serviço ou produto final. As minhas sugestões para as etapas são:
1 - Etapas que agregam valor - São aquelas que refletem diretamente na perceção do cliente, que podem gerar maior satisfação ao cliente. Uma questão básica para se fazer nesta etapa é: se eu eliminar esta etapa o cliente vai perceber mudanças na qualidade do produto?
Uma simples resposta “sim” a essa pergunta já demonstra o quanto essa etapa agrega valor e, claro, não deve ser eliminada.
2 - Etapas que agregam valor ao negócio (AVN) – Aqui o impacto gerado é sobre a empresa, não sendo percetível ou tendo impactos ao cliente. Uma questão que precisa de ser respondida nesta etapa é: “a minha empresa vai sofrer algum impacto a longo prazo se esta etapa for removida?”.
3 - Etapas que não agregam valor – Nesta etapa temos as ações e procedimentos que não impactam nem o produto, na empresa e nos clientes. Ou seja, aquela que pode ser eliminada do processo.
Quando são atividades que exigem retrabalhos, seja por falta de padronização ou de conhecimento da equipa, são fáceis e rápidas de eliminar. Porém, muitas vezes, as etapas que não agregam valor estão “camufladas” ou fazem parte daquilo que “estamos há anos a fazer dessa forma” e não fazem o menor sentido manter.
Essas são as que recebem maior resistência para serem eliminadas dos processos. Neste momento é necessário que o gestor seja crítico, com argumentos sólidos para explicar e orientar as equipas.
Eliminar processos e etapas traz inúmeros benefícios para a empresa, que pode contar com trabalhos mais otimizados, descomplicados e que estão a alcançar uma melhoria contínua e, principalmente, a satisfação dos clientes. A esta altura, recordo-me de um verso do Livro do Desassossego por Bernardo Soares, um dos heterónimos de Fernando Pessoa. Sempre a ensinar-nos com a sua obra:
A renúncia é a libertação. Não querer é poder.
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